Come scrivere un comunicato stampa efficace? È una delle domande e sfide che ti puoi trovare ad affrontare se decidi di darti alle pubbliche relazioni per promuovere te stesso e/o la tua organizzazione. Quando scrivi un comunicato stampa dai origine ad una notizia in grado di influenzare un vasto pubblico, pregiudicandone le scelte future (acquisti, vendite, scelte politiche, quotazioni in borsa, ecc.) e per questo devi porre sempre molta attenzione a come scrivere un comunicato stampa.
Scopo di ogni comunicato stampa è quello di ottenere la diffusione della notizia al pubblico tramite i vari tipi di media, che possono essere giornali, tv, radio o siti internet, per dare visibilità ed informare la giusta fascia di pubblico riguardo un evento, il lancio di un prodotto/servizio o anche riguardo una semplice dichiarazione hai interesse a rendere pubblica.
Spesso capita che il comunicato va ad infrangersi contro il muro di gomma dei giornalisti, che sembrano disinteressati al tuo comunicato stampa e senza interesse nella notizia che stai loro proponendo.
Allora ti chiedi:
Perché non pubblicano la mia notizia?
Sbaglio qualcosa?
Come scrivere un comunicato stampa efficace, che riesca a farsi notare dai giornalisti ed a farsi pubblicare?
Lo scopo di questo blog è rispondere a questi dubbi, per aiutarti a dare la massima visibilità alle tue notizie.
Dopo averti parlato delle struttura e delle caratteristiche di un comunicato stampa ti riporto ora i segreti e le strategie apprese sul campo su come scrivere un comunicato stampa efficace in modo da aumentare le probabilità di pubblicazione e diffusione della tua notizia.
COME SCRIVERE UN COMUNICATO STAMPA VINCENTE
In base alla mia esperienza le migliori pratiche su come scrivere un comunicato stampa efficace sono sostanzialmente racchiuse in 4 fasi:
1. TITOLO
2. CONTENUTO
3. ESCLUSIVITÀ
4. DIFFUSIONE
Se seguirai con scrupolo queste 4 fasi su come scrivere un comunicato stampa efficace sarai in grado di scrivere un comunicato adatto a vincere l’indifferenza dei giornalisti, attirando la loro attenzione ed avvicinandoti all’obiettivo della pubblicazione.
COME SCRIVERE UN COMUNICATO STAMPA EFFICACE: LE 4 FASI
TITOLO
• TITOLO: È il primo importante elemento di un comunicato stampa, la cui importanza viene però troppo spesso sottovalutata dagli addetti di settore. Il titolo va inserito nell’oggetto della email e deve essere informativo, accattivante ma soprattutto deve suscitare la curiosità del giornalista affinchè lui possa aprire l’email e leggere il comunicato stampa. Se un giornalista non è colpito dal titolo non leggerà mai il tuo comunicato e non pubblicherà mai la notizia. Poni quindi sempre molta attenzione nello scrivere il titolo del tuo comunicato stampa: le redazioni ricevono tanti comunicati e ne cestinano altrettanti. Il tuo primo obiettivo di addetto stampa dovrà essere quello di far aprire l’email e far leggere il comunicato stampa al giornalista .
• DATI: Se sono presenti dei dati nel tuo comunicato stampa citali anche nel titolo: numeri e dati contribuiscono ad attirare l’attenzione del giornalista che ama ricevere statistiche ed informazioni aggiornate.
CONTENUTI
• SOMMARIO: Sotto il titolo inserisci subito un breve sommario della notizia in modo da dare più dettagli al giornalista cercando suscitargli un maggiore interesse e per fargli capire se la tua notizia può essere di suo interesse o no. Se lo pubblichi sul web, cosa che ti consiglio vivamente di fare, utilizza questo piccolo sommario anche per inserire le parole chiavi per cui vuoi essere trovato tramite i motori di ricerca in modo da veder aumentare le visite alla pagina del tuo comunicato stampa e aumentarne l’efficacia. Se stai comunicando qualcosa di nuovo fai capire subito al giornalista che non troverà altrove la tua notizia e che sta leggendo qualcosa di unico.
• NOTIZIA: Il comunicato stampa deve contenere una notizia. Ripeto: il comunicato stampa deve contenere una notizia. Scrivi un comunicato stampa solo se hai qualcosa di nuovo, interessante e di utile da dire. Non inviare biografie o email pubblicitarie perché serve solo a farsi classificare come spammer, o meglio un distributore di pubblicità spazzatura. Se hai qualcosa da comunicare dagli un taglio informativo, racconta una storia, sii utile al giornalista ed ai lettori e scrivi una notizia interessante. Già dall’inizio del comunicato vai subito al punto e rispondi alle classiche domande previste dalla regola delle 5W: Chi? Cosa? Dove? Quando? Come? Perché? Questa regola, famosa nel mondo del giornalismo, è detta delle 5W perché deriva dalle iniziali delle domande in inglese Who? What? Where? When? Why? a cui deve rispondere chiunque scrive una notizia, Questa è una regola fondamentale da rispettare per chi fa giornalismo e/o debba scrivere una notizia, in modo da essere sicuri di aver coperto esaurientemente tutti gli aspetti salienti della notizia e più si tarderà nel pezzo a rispondere a queste domande e tanto più il lettore si annoierà ed abbandonerà la lettura della tua notizia. In fondo al comunicato aggiungi dei link utili all’approfondimento, come schede informative, grafici, report che contengano ulteriori dettagli e materiali su quanto stai comunicando. Fornisci informazioni di qualità al giornalista ed i tuoi sforzi non saranno vani.
• NO PUBBLICITA’: Quando scrivi un comunicato stampa evita enfasi inutili. “Il migliore…il leader…bla, bla, bla” sono aggettivi inutili, fanfaroni, che non servono a “vendere” la notizia. Scrivere un comunicato con toni pubblicitari ed inutilmente altisonanti equivale ad un passo in più sulla strada verso il cestino delle email. Usa pochi aggettivi, sii giusto nei toni ed efficace nei contenuti. Sii equilibrato nel presentare il prodotto/servizio/azienda e sii quanto più informativo possibile, senza allungarti troppo. I giornalisti amano le notizie, non le marchette pubblicitarie.
• LUNGHEZZA: Quando si scrive un comunicato stampa non esagerare con la lunghezza. Il giornalista è in lotta continua contro il tempo, ha bisogno di informazioni essenziali ed interessanti per la notizia ed i testi molto lunghi possono scoraggiarlo dal proseguire la lettura soprattutto se il titolo ed il sommario non hanno lavorato bene nella fase di cattura dell’attenzione.
• LEGGIBILITÀ: Usa i paragrafi per migliorare la leggibilità del testo ed usa il grassetto per le parti importanti in modo da portare l’occhio sulle frasi più iinteressanti che vuoi sottolineare. Scrivi un comunicato che sia chiaro, scorrevole e piacevole e ne aumenterai le probabilità di pubblicazione.
• NO ALLEGATI: Scrivi il comunicato stampa direttamente nel corpo della email e non inviarlo come allegato. I vecchi addetti stampa usavano allegare il comunicato in formato pdf o doc, ma tu non lavori come facevano i nostri nonni nel secolo scorso giusto? Ti dico questo perché i giornalisti odiano ricevere allegati pesanti, difficili da aprire (spesso manca il programma giusto per aprire gli allegati) e perché possibili portatori di malware e virus. Nel 2015 ci sono ancora addetti stampa che inviano i loro comunicati in pdf belli infiocchettati come regali di Natale: non se ne capisce ancora il perché. Se scrivi il comunicato stampa direttamente nel corpo dell’email faciliti di molto il lavoro delle redazioni, che potranno fare un veloce copia/incolla delle parti a cui sono interessati per “lavorarlo” nei loro editor di testi.
• FOTO: Evita foto e video pesanti da scaricare. Creati un tuo ufficio stampa online, ad esempio usa lo spazio offerto da ComunicatiStampa.net, pubblica il testo e le foto su questa piattaforma o su Flickr, pubblica i video su Youtube e poi inserisci i link alle foto ed ai video direttamente nel comunicato stampa. In questo modo il comunicato stampa risulterà leggero e veloce da scaricare perché nell’email ci sarà solo una versione compressa della foto e solo un’immagine del video, che il giornalista potrà vedere in alta risoluzione con un click. Ricorda: una mail pesante e difficile da scaricare finisce direttamente nel cestino.
• FIRMA E CONTATTI: Inserisci sempre alla fine di ogni comunicato la tua firma, completa di nome, cognome e contatti email, telefono e link dei tuoi profili social professionali se presenti.
Se un giornalista vorrà chiarire, approfondire la notizia o intervistarti avrà tutto sottomano senza doversi andare a cercare il tuo contatto, per questo non dimenticare mai di apporre queste importanti informazioni alla fine di ogni comunicato stampa. I link ai tuoi profili social sono anche molto importanti per chi vuole rimanere in contatto con te anche oltre il comunicato stampa.
ESCLUSIVITA’
• ESCLUSIVITÀ: L’esclusività di una notizia è una delle migliori frecce al tuo arco se vuoi vedere la tua notizia sui giornali o in tv. Comunica qualcosa di nuovo, riporta delle novità, scrivi di particolari inediti ed utili al giornalista/blogger in modo che puoi aiutarli a scrivere un pezzo interessante. Se darai ai media notizie esclusive, approfondimenti utili ed opinioni interessanti ti porrai come una fonte utile di informazioni per il tuo settore e ti chiameranno quando avranno bisogno di informazioni.
• LETTORI: I giornalisti pubblicano solo ciò che ritengono utile per i lettori, sii perciò bravo a mettere in risalto ed far capire loro il perché la tua notizia potrebbe essere interessante ed utile per i loro lettori. Sii tu stesso un giornalista: il tuo comunicato stampa merita lo spazio di un giornale/tv/radio/sito internet? Sii obiettivo, rileggi il comunicato dopo qualche ora per “distanziarti” un po’ da quanto stai scrivendo e fai leggere magari il comunicato ad un collega per un parere. Chiediti: “fossi io il giornalista ci farei una notizia con questo comunicato?”. Quando scrivi ricorda che giornalisti cercano notizie utili per i loro lettori e se gliele darai aumenterai di molto le probabilità di far parlare di te su pò di media.
DIFFUSIONE
• TARGET: Dopo aver scritto il comunicato stampa distribuiscilo solo a giornalisti e redazioni in target e non inviare mai la tua notizia disperatamente a tutti le email che sei riuscito a raccogliere. Questa attività ha un nome ben preciso: SPAM. L’invio di una notizia ad un giornalista non in target è spam, sarai etichettato come uno spammer e vedrai cestinati tutti i tuoi futuri comunicati stampa. Se stai parlando di una notizia di economia non ha senso inviarla a giornalisti e redazioni che trattano di sport, e viceversa. Indirizza la tua notizia che tratta di alimenti biologici solo a media gastronomici o a media attinenti del settore agricoltura e ambiente, e non inviarla ad una redazione di moda! Un suggerimento che può sembrare ovvio, ma che non lo è per molti addetti stampa purtroppo.
• EMAIL: Non usare email gratuite per inviare i tuoi comunicati stampa. Oltre ad avere un numero limitato per gli invii spesso classificano il tuo messaggio in uscita verso più destinatari in Ccn come spam e le redazioni non riceveranno mail il tuo comunicato stampa. Usa server white list, cioè che hanno una buona reputazione. Spesso capita anche di mandare email tramite il proprio sito web che usa un servizio di hosting condiviso, e se hai la sfortuna di condividere lo spazio con dei siti web che sono stati classificati come spammer sei fregato anche tu. Te lo dico per esperienza: gestendo un sito di comunicati mi capita di trovare nella casella dello spam diversi comunicati stampa (inviati da chi non ha “compreso”, per usare un termine gentile, che i comunicati vanno pubblicati iscrivendosi al portale e non inviandoli in email). Come me fai conto che tutte le altre redazioni a cui è stato inviato il comunicato si saranno perse quel comunicato perché appunto classificato come spam. Se al contrario usi una piattaforma innovativa come quella di ComunicatiStampa.net sarai in grado di inviare comunicati completi di link, foto, audio e video in email leggere da inviare e scaricare.
ULTIMO MA NON MENO IMPORTANTE…
• Affidabilità e credibilità prima di tutto. A monte di tutto il processo di creazione della notizia c’è la relazione che come addetto stampa/pr riuscirai a costruire con gli influencer del tuo settore. Relazione che dipenderà da quanto affidabile e credibile ti sarai mostrato nel tempo non solo tramite i comunicati stampa. Segui sui social i giornalisti e blogger che ti interessano, pubblica link interessanti e interagisci con loro. La relazione con gli “influencer” del tuo settore è importante: fare amicizia e rapportarsi correttamente con loro aiuterà ad arricchire il lavoro di entrambi perché anche i giornalisti e blogger hanno bisogno di chi fornisce loro informazioni di prima mano.
• Recall. Evita di chiamare il giornalista o la redazione per sincerarti del destino del tuo comunicato. Questo tipo di chiamate provoca enormi fastidi al giornalista ed elemosinare la pubblicazione del tuo comunicato sortirà l’effetto contrario. Anche se hai instaurato una relazione personale con un giornalista se eviti il telefono è meglio, al massimo se proprio vuoi ricordaglielo inviandogli il link del tuo comunicato via messaggio sui social o via mail, strumenti molto meno invasivi di una chiamata.
E’ tutto per ora.
Penso di averti dato abbastanza spunti su come scrivere un comunicato stampa vincente.
Se studierai bene queste 4 fasi sarai sulla buona strada per suscitare attenzione intorno al tuo comunicato e…fare notizia!
Mi farebbe piacere sapere cosa ne pensi e quali strategie usi tu per scrivere un comunicato stampa vincente.
Scrivile nei commenti se ti va e…parliamone!
Alla prossima… 😉
Michele Rampino
Fondatore di
ComunicatiStampa.net
L’unica piattaforma che ti aiuta ad inviare comunicati stampa nel modo giusto a giornali, tv, radio e siti web
Ho letto con interesse i tuoi consigli. Lavoro all’interno di una casa editrice e i nostri comunicati stampa solitamente li mandiamo utilizzando una piattaforma di mail marketing (che rimanda anche a schede e documenti da scaricare) e questo contrasta con quanto consigli tu, ovvero di scrivere il comunicato direttamente nel corpo dell’email.
La piattaforma ci consente di monitorare chi legge cosa, l’altra opzione effettivamente facilita il copia-incolla del giornalista ecc ecc…
Che consiglio daresti in questo caso? Piattaforma o testo nell’email?
Altri come me hanno lo stesso dubbio?
Grazie e buon lavoro,
Ivano
Ciao Ivano,
quando usi un servizio di invio email devi accertarti che: il titolo appaia nell’oggetto della mail, che il comunicato sia inviato in formato testo e che questo sia contenuto nel corpo della mail.
Riguardo gli allegati accertati che non siano contenuti nella mail ma solo linkati per non appesantire l’email.
Idem per le foto che devono apparire solo in formato compresso ed essere linkate alle foto in alta risoluzione.
Se il servizio che usi non fa queste cose te lo sconsiglio.
Grazie per essere intervenuto e buon lavoro a te! 😉
Michele
di ComunicatiStampa.net
Molto interessante l’articolo, anche se non sono del tutto d’accordo con alcune categorie, tipo il fatto che gli allegati non vengono più aperti.
Sicuramente è vero che i giornalisti hanno sempre meno tempo e che quasi tutti stanno con il client email sempre aperto, ma ci sono anche quelli che non hanno voglia di leggere tutto il comunicato. Un’altra strada può essere quella di inserire nella mail un riassunto del comunicato stesso, da cui il giornalista può evincere se gli interessa o meno e, nel primo caso, procedere allo scaricamento del file, Pdf o Doc che sia. Sono d’accordo con l’utilizzare link e non allegati pesanti.
Grazie, cordialità,
Camillo Lucariello
Ciao Camillo,
il senso di non inviare il comunicato come allegato è quello di abbattere le barriere rendendo facilmente fruibile il contenuto della mail.
Chi studia l’email marketing sa che le email devono essere accessibili, leggere, facili da leggere e senza allegati per permettere l’accesso diretto al contenuto.
Se il giornalista ha fretta non è costretto a leggere tutto, anche se ne aumenti le probabilità, e può leggere solo il sommario che avrai posto sotto il titolo per decidere se la cosa gli interessa o no.
Se lo invii come allegato statisticamente abbatti le probabilità di lettura e quindi di pubblicazione.
Ti riporto una interessante citazione al riguardo:
“Non mandate il comunicato solo come allegato. La frase “Comunicato Stampa, vedere allegato”senza nessun altro dettaglio mi farà cancellare il messaggio con estremo pregiudizio, aggiungendo il mittente nella spam list”. Mark Robertson, Reporter BBC.
Altra citazione: “Non ho voglia di aprire gli allegati per capire di cosa stiate parlando. Mettetemi due righe di spiega anche nel corpo della mail, dai, che noi giornalisti siamo pigri. Se mi scrivete solo: “Buongiorno, vi invio il comunicato stampa in allegato”, beh, che c’era un allegato lo capivo da sola, ma 9 volte su 10 non lo aprirò. Incuriositemi. Solleticatemi”. Barbara Sgarzi, Giornalista (link:http://www.blimunda.net/?p=3375)
Da questi commenti (se cerchi online ne troverai tanti altri) si evince che gli allegati non sono amati, non ha più senso usarli ed a mio avviso non fanno parte delle migliori azioni da intraprendere.
Anche inserendo solo un sommario in email e il comunicato intero in allegato il senso dell’allegato non lo vedo visto che si può fare tutto nella mail.
Grazie per essere intervenuto Camillo e continua a seguirci!
Michele
Molti consigli sensati, un articolo davvero efficace e interessante. Personalmente preferisco inviare il comunicato sia nella mail che in allegato. facendolo precedere dalla dizione: “caro collega, ti invio, di seguito e in allegato” …..
In molti casi obiettivo del comunicatore è anche l’annuncio di un evento nelle rubriche che si chiamano “taccuino”, “agenda” e cose del genere. Ho preso l’abitudine di studiarmi i “format” delle singole testate e di mandare a ciascuna una versione personalizzata, così da facilitare il “copia&incolla”. Spesso è una scelta efficace, rispetto al comunicato standard, ovviamente quando il gioco vale la candela.
Due parole sul recall: in molti casi è indispensabil. So che è una rottura per il redattore che viene chiamato (ho lavorato da entrambe le parti della barricata), ma basta conoscere gli orari in cui una telefonata non è molesta. Non è facile, ma è necessario. Evito quanto più è possibile di usare il numero di cellulare o di inviare messaggi via social (molte “primedonne” trovano irritanti questi canali), cerco di usare sempre il numero diretto di telefono fisso. Non è facile procurarselo, ma se fosse facile fare l’addetto stampa lo farebbero tutti, no?
Grazie per tutte le informazioni.Cercherò di seguirle nel prossimo comunicato che pubblicherò su comunicatistampa.net.
Luigi Castaldi,
Addetto stampa Ass.Culturale Radici
Affidataria della gestione del complesso museale del Torrione di Forio d’Ischia.
Ciao Michele,
come consigli di comportarsi sul fronte immagini? Nel caso in cui non si abbiano immagini / foto proprie meglio allegare immagini comprate su fotolia correlata con la notizia o lasciare il comunicato senza immagini ?
Ciao Ivan,
riguardo le immagini consiglio sempre di includerne almeno una e di buona qualità.
La parte fotografica di una notizia è molto importante perché le notizie con le
foto attirano sempre più attenzione rispetto alle notizie senza immagini.
Questa cosa la sanno anche i redattori che cercano sempre di pubblicare notizie
con foto.
Invece che demandare ad altri la scelta dell’immagine della tua notizia consiglio di farlo
tu stesso in prima persona, facilitando così anche il lavoro delle redazioni (cosa che aumenta anche le
probabilità di pubblicazione della tua notizia visto che stai fornendo un “servizio completo”).
Detto questo non è detto che pubblicheranno tutti la tua foto, magari ci sarà qualche editor
che deciderà per un altra foto rispetto a quella da te fornita.
Comunque sia cerca di allegare sempre una foto, e quanto più risulta personalizzata per
la tua notizia e meglio è.
Buon lavoro!
Ciao Michele,
utilissima la lezione di tecnica che hai illustrato. Anch’io concordo con chi difende il testo allegato, anche se è sempre meglio inserirlo nella mail. Fondamentali le foto e, soprattutto, le didascalie. Una, massimo due immagini (200-400 kb), sono apprezzate da tutti i giornali, di carta e on line. Dico no, però, al neretto per evidenziare le parti importanti. Spesso si vedono comunicati che sembrano una scacchiera. In nero i nomi delle persone o dell’azienda oppure una/due parole, in maiuscolo e neretto, per far capire il contenuto all’inizio di un paragrafo. Ok anche alla brevità, max una cartella (ma non corpo 8!!!).
Infine, la notizia. Provenendo dal giornalismo, spesso, purtroppo, noto che elementi fondamentali di un racconto sono a metà comunicato o alla fine.
Ciao Gianfranco, innanzitutto grazie per aver commentato.
Riguardo il Pdf allegato non ne vedo l’utilità e mi risulta viene criticato da molti degli stessi giornalisti.
Per rimuovere ogni dubbio ti consiglio di fare un test: invia un comunicato ad una metà della tua lista usando solo un allegato, e poi invia all’altra metà della lista lo stesso comunicato ma solo nel corpo della mail, senza allegato, diversificando un po’ il testo dei 2 invii per differenziarli. Misurando scientificamente quanti e quali risultati riesci ad ottenere con i diversi modi di invio sarai in grado di capire cosa funziona meglio per te e la tua lista.
Ok per l’uso non eccessivo del grassetto, altrimenti si ottiene l’effetto contrario.
Su come dare una struttura corretta al comunicato stampa, con tutte le informazioni essenziali in evidenza,
ho scritto un articolo apposito sulla tecnica della Piramide Rovesciata.
Un caro saluto ed alla prossima!