Come inviare un comunicato stampa via email: il formato e la struttura ideali

Ogni giorno un giornalista riceve in media tra 50 e 200 email di uffici stampa, e per questo il tasso di apertura medio dei comunicati stampa è molto basso. Però con il formato giusto può raggiungere anche percentuali maggiori.

La maggior parte dei comunicati stampa inviati non viene proprio aperta o finisce nel cestino dopo i primi tre secondi di lettura. Questo avviene perché secondo recenti studi il 78% dei comunicati stampa viene inviato nel formato sbagliato: troppo lungo, troppo promozionale, o semplicemente incomprensibile.

In questo articolo ti mostriamo il formato perfetto per inviare un comunicato stampa via email, quello che riduce le frizioni, evita gli errori comuni e massimizza le probabilità che un giornalista legga (e pubblichi) la tua notizia.

Inviare un comunicato stampa in formato link

• L’email introduttiva  è il biglietto da visita: deve spiegare in 100-150 parole perché quella notizia interessa quel giornalista
• Il link al comunicato stampa: la pagina web contiene il comunicato con tutti i dettagli, citazioni, dati e contatti

In questo caso il formato corretto prevede che l’email contenga solo:

1. Una riga di contesto (chi sei)
2. La notizia in sintesi (massimo 2-3 frasi)
3. Perché è rilevante per quella testata
4. Un link al comunicato completo
5. I tuoi contatti diretti

Lunghezza ideale del comunicato stampa e tono “da redazione”

L’email di accompagnamento di un comunicato deve contenere tra 100 e 150 parole, mai oltre le 200. Oltre questa soglia, il tasso di lettura crolla del 45%. Il giornalista medio impiega 18 secondi a decidere se una email merita attenzione: in questo tempo deve capire chi sei, cosa offri e perché gli interessa.

La struttura ideale della mail in 5 paragrafi brevi:

1. Paragrafo 1 (1 riga): Presentazione – chi sei e per chi lavori
2. Paragrafo 2 (2-3 righe): La notizia – cosa è successo, quando, dove
3. Paragrafo 3 (1-2 righe): Rilevanza – perché interessa quella testata
4. Paragrafo 4 (1 riga): Link/comunicato completo
5. Paragrafo 5 (1 riga): Disponibilità – offerta di intervista o ulteriori info

Il tono: professionale ma umano

I giornalisti apprezzano un tono professionale ma diretto.

Evita perciò:

• Il linguaggio promozionale: “Il rivoluzionario”, “l’innovativo”, “l’unico al mondo” sono bandiere rosse. Se devi usare aggettivi superlativi, supportali con dati (“il primo in Italia secondo dati Istat” va bene, “il migliore” no)
• Le frasi fatte: “Nel panorama digitale odierno” o “siamo lieti di annunciare” sono filler che occupano spazio prezioso
• Gli acronimi non spiegati: Se usi sigle o termini tecnici, accertati che siano universalmente noti o spiegali tra parentesi

Preferisci invece:

• Frasi brevi e concrete: “Lanciamo il prodotto X il 15 gennaio” batte “Siamo orgogliosi di comunicare che nelle prossime settimane…”
• Dati verificabili: “Il mercato vale 2,3 miliardi di euro (fonte: report Statista 2024)” è più credibile di “il mercato è enorme”
• Linguaggio giornalistico: Leggi come scrive quella testata e allineati al loro stile

Firma e recapiti che aumentano le risposte

Una firma professionale completa aumenta il tasso di risposta del 34% secondo dati di Cision. Questo perché  il giornalista deve poter contattare immediatamente la persona giusta se interessato.

Elementi obbligatori nella firma

1. Nome e cognome completi
2. Ruolo preciso (non “Marketing Manager” ma “Responsabile Comunicazione e PR”)
3. Numero di telefono diretto (cellulare, non centralino)
4. Email diretta (la stessa da cui invii, per coerenza)
5. Nome azienda

Elementi facoltativi ma consigliati

• Profilo LinkedIn: Se ben curato, aggiunge credibilità e permette al giornalista di verificare chi sei
• Link al sito aziendale: Utile per contesto immediato
• Orari di reperibilità: Particolarmente utile per notizie urgenti (“Disponibile dalle 9 alle 19”)

Cosa NON inserire nella firma

• Loghi e immagini pesanti: Rallentano il caricamento e possono finire in spam
• Link a tutti i social media: Bastano LinkedIn e al massimo Twitter se pertinente
• Disclaimer legali lunghi: Se obbligatori per policy aziendale, mantienili brevissimi (1 riga)
• Citazioni motivazionali: Non sei su Instagram, sei in comunicazione professionale

Il follow-up: quando e come

Dopo l’invio una domanda molto frequente è: “Dopo quanto tempo posso ricontattare il giornalista se non risponde?”

La risposta dipende dalla natura della notizia:

• Notizie urgenti o legate a eventi: Puoi fare un follow-up telefonico dopo 2-4 ore se non hai ricevuto conferma di lettura
• Notizie standard: Aspetta 2-3 giorni lavorativi, poi invia una email breve (3 righe) chiedendo se hanno ricevuto e se necessitano di ulteriori informazioni
• Notizie evergreen: Se non rispondono dopo il primo follow-up, lascia perdere. Insistere oltre potrebbe danneggiare la relazione.

Errori fatali da evitare assolutamente

Alcuni errori compromettono irrimediabilmente l’efficacia dell’invio.

Evita sempre questi errori se non vuoi vedere fallire il tuo invio:

• Invio in BCC a 200 giornalisti: I filtri antispam lo rilevano e la tua email finisce nel cestino. Usa una piattaforma professionale o invia email personalizzate
• Oggetto generico tipo “Comunicato stampa”: Ha un tasso di apertura del 3%. Inserisci invece un titolo interessante.
• Nessun contesto sul “perché proprio tu”: Se la tua email potrebbe essere inviata a qualsiasi giornalista di qualsiasi testata, non la leggeranno. meglio personalizzare l’invio.
• Comunicato nel corpo email senza alternativa: Se vuoi incollare il comunicato nella mail, metti il titolo e sommario in cima e il testo completo sotto, con una chiara separazione visiva dalla mail di presentazione.

Per un elenco completo degli errori, leggi la nostra guida sugli errori da evitare nei comunicati stampa.

Il formato perfetto esiste: applicalo

Inviare un comunicato stampa via email efficace non è questione di fortuna, ma di metodo.

Il formato perfetto prevede quindi:

• Email breve (100-150 parole) separata dal comunicato completo
• Struttura in 5 paragrafi: chi sei, la notizia, perché è rilevante, dove trovare i dettagli, disponibilità
• Tono professionale ma diretto, zero linguaggio promozionale
• Firma completa con tutti i contatti diretti
• Follow-up educato dopo 2-3 giorni se appropriato

Secondo le analisi del settore, applicare questo formato aumenta il tasso di apertura dal 20% al 40-50% e il tasso di risposta dal 5% al 15-18%. La differenza tra un comunicato che viene ignorato e uno che genera pubblicazioni è spesso solo nel formato dell’invio.

Checklist finale: controlla questi 8 punti prima di inviare il tuo comunicato stampa

Prima di premere “Invia”, verifica che la tua email rispetti tutti questi criteri:

1. ☑️ Oggetto specifico e non promozionale (include nome azienda e tema, massimo 60 caratteri)
2. ☑️ Nome del giornalista corretto (verifica spelling su LinkedIn o sito testata)
3. ☑️ Email sotto le 150 parole (conta con un word counter)
4. ☑️ Comunicato allegato o link funzionante (testa il link in modalità incognito)
5. ☑️ Contatto telefonico diretto visibile (cellulare, non centralino)
6. ☑️ Zero refusi (rileggi ad alta voce, poi fai rileggere a un collega)
7. ☑️ Rilevanza esplicita per quella testata (hai spiegato il “perché proprio voi”?)
8. ☑️ Invio nell’orario giusto (martedì-giovedì ore 9-11 è l’ideale, evita venerdì pomeriggio e lunedì mattina)