La rivoluzione della Pa, che diventano più smart e più digitali…
Roma, 27 luglio 2016 – In questi ultimi due anni, 2014 e 2015, le Pubbliche Amministrazioni hanno dovuto fare i conti con una vera e propria rivoluzione digitale.
A dire il vero già da molto tempo l’articolo 40 del codice dell’amministrazione digitale richiedeva alle pubbliche amministrazioni di formare gli originali dei propri documenti con mezzi informatici, sostenendo che un successivo decreto avrebbe categorizzato le (poche) categorie documentali per i quali fosse possibile la redazione cartacea in relazione al particolare valore di testimonianza storica ed archivistica.
Ciò che ha ostacolato il cambiamento ad una PA pienamente digitale nei processi era fondamentalmente la mancanza delle regole tecniche attuative che avrebbero dovuto descrivere nel dettaglio il processo della digitalizzazione inclusivo dei formati, della descrizione dei processi e dei ruoli e dei compiti delle figure responsabili coinvolte, invece ora ci sono e sono complete.
Si è partiti con la Fatturazione Elettronica il 6 Giugno 2014 per gli Enti Centrali per poi arrivare al 31 Marzo 2015, con tutti gli altri Enti e quindi anche quelli Locali. Si è, quindi, continuato con il Piano di Informatizzazione delle Procedure per mezzo dello SPID e con altri obblighi normativi tipo l’adeguamento a PagoPA.
In tutto questo, si è inserito il nuovo regolamento Eidas sui servizi di identificazione e fiduciari in vigore dal primo luglio 2016 che avrà impatti sui servizi di firma elettronica e di recapito certificato e per il quale si tenderà sempre più a valorizzare soluzioni sul tipo dello SPID e la stessa PEC dovrà essere modificata se si vuole darle un ruolo in un contesto europeo e non solo nazionale.
Il codice dell’amministrazione digitale è in fase di profonda revisione e tra le ratio innovatrici si tende ad estendere sempre di più verso il cittadino l’obbligo attualmente vigente per le imprese di comunicare digitalmente con le PA. Ciò grazie anzitutto al concetto di “domicilio digitale”.
Un denominatore comune delle regole teniche citate, ma in generale di tutta la normativa attuativa dei requisiti di digitalizzazione delle PA è il focus sui processi: le Pubbliche Amministrazioni dovranno avere processi interamente digitali e nuove responsabilità, attribuite a figure ben precise ed ovviamente fare i conti con la conservazione digitale dei proprio atti e dei proprio documenti informatici.In questo contesto i manuali di gestione documentale e di conservazione sono chiaramente identificabili come documentazioni di processo, mentre il responsabile della gestione documentale ed il responsabile della conservazione sono da ritenersi dei responsabili di processo.
Ricordiamo, infine, che la riforma Madia dell’agosto 2015 delle PA ha previsto regimi sanzionatori o premiali per le PA che si distinguono nell’innovazione e ha enfatizzzato il concetto di “digital first”, ovvero un’innovazione dei processi usando in maniera efficace ed efficiente tutti i mezzi che le nuove tecnologie ci offrono.
In tale contesto la scadenza del 12 Agosto 2016, secondo quanto dettato dal DPCM del 13 Novembre 2014, in base alla quale tutti i documenti prodotti dalla PA dovranno essere completamente digitali e quindi conservati in modalità digitale, applicando la conservazione digitale. Ovviamente anche i documenti ricevuti, che visto l’obbligo saranno digitali, dovranno essere conservati in digitale, mentre per quelli cartacei, potrà essere sempre applicata la conservazione sostitutiva, nei casi in cui siano gestiti documenti analogici.
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