Quando scrivi un comunicato stampa devi inserire contenuti interessanti e di valore per i media ed il pubblico ed hai bisogno di renderlo accattivante per cercare di attirare la curiosità e l’attenzione dei giornalisti e dei blogger sulla tua notizia.
Un dei modi per rendere il tuo comunicato stampa più interessante potrebbe essere quello di arricchirlo con foto, audio e video di alta qualità attinenti la notizia che stai proponendo.
Se hai letto l’articolo su come scrivere un comunicato stampa efficace saprai che consiglio vivamente di non inviare il comunicato stampa come allegato alla mail come pdf, doc, o in un qualsiasi altro tipo di formato, perché gli allegati sono molto sgraditi dalla quasi totalità dei giornalisti per tutta una serie di motivi come ad esempio la pesantezza, le difficoltà di apertura, la mancanza di immediatezza, il rischio di diffusione virus, malware, ecc.
Assodato quindi che il comunicato non va inviato come allegato rimane il problema di come inviare le foto, i video ed i files audio che vogliamo sottoporre all’attenzione dei giornalisti.
Ecco qui i miei consigli su come inviare le immagini, gli audio ed i video insieme ad un comunicato stampa.
CONSIGLI SU COME INVIARE FOTO, AUDIO E VIDEO INSIEME AI COMUNICATI STAMPA
FOTOGRAFIE. Le foto vanno inviate in formato Jpg, non più di 2/3 per comunicato, complete di didascalie descrittive per ognuna di loro, devono avere una lunghezza minima di 6/700 pixel (per permetterne la ripubblicazione in una dimensione e qualità decenti) ed avere un peso totale di non più di 3/400Kbyte. Per non appesantire l’email e facilitare sia il tuo lavoro di addetto stampa che il lavoro dei giornalisti le fotografie devono contenere un link alle foto in alta qualità, come fa in automatico ad esempio ComunicatiStampa.net con la sua piattaforma quando invii i comunicati stampa, in modo da rendere le foto accessibili e salvabili con 1 click, evitando il noioso doppio lavoro di re-invio delle foto in alta risoluzione. Specifica sempre in fondo al comunicato che dai il diritto di ripubblicazione della foto in caso di pubblicazione del tuo comunicato stampa in modo da togliere ogni dubbio sui diritti e permessi di utilizzo di cui ovviamente tu dovrai essere il detentore.
AUDIO. Inviare ai media files audio contenenti interviste, dichiarazioni e commenti ad integrazione del comunicato è sicuramente una mossa strategica che puoi usare per farti notare visto che oggi quasi nessuno li utilizza. I files audio sono materiale utilissimo per siti web, radio e tv ma a causa del loro peso in termini di Megabytes non possono essere inviati via email che risulterebbero troppo pesanti da scaricare. Per inviare una dichiarazione audio ai media ti basta caricare i files audio (che puoi registrare in alta qualità ormai anche con uno smartphone) su Spreaker e poi integrare il link del file nel tuo comunicato stampa in modo da poter essere ascoltato con un semplice click direttamente dal comunicato pubblicato nel tuo ufficio stampa online.
VIDEO. Con i video vale lo stesso discorso dei files audio. Con un bel video di presentazione a corredo del tuo comunicato stampa hai maggiori chance di essere notato e preso in considerazione. Se hai confezionato dei bei video che vorresti segnalare e far utilizzare alle tv ed ai siti web pubblicali su Youtube o Vimeo ed inserisci il link nel comunicato. Usando la piattaforma di ComunicatiStampa.net nel comunicato invece del link apparirà nell’email un’immagine di anteprima del video in modo da invogliare maggiori click sul video in chi legge (vedi questo esempio di comunicato stampa inviato con video allegato o vedi anche quest’altro comunicato con video allegato)
Comunicato stampa con anteprima video su ComunicatiStampa.net
Seguendo questi consigli ed usando ComunicatiStampa.net per inviare il tuo bel comunicato stampa multimediale potrai inviare e far scaricare ai giornalisti ed ai blogger i tuoi materiali stampa, facilmente e senza fatica, evitando di perdere, e far perdere tempo ed energie preziose con noiose ed inutili pratiche di re-invio ed aumentando di molto le probabilità di pubblicazione della tua notizia.
Come scrivere un comunicato stampa efficace? È una delle domande e sfide che ti puoi trovare ad affrontare se decidi di darti alle pubbliche relazioni per promuovere te stesso e/o la tua organizzazione. Quando scrivi un comunicato stampa dai origine ad una notizia in grado di influenzare un vasto pubblico, pregiudicandone le scelte future (acquisti, vendite, scelte politiche, quotazioni in borsa, ecc.) e per questo devi porre sempre molta attenzione a come scrivere un comunicato stampa.
Scopo di ogni comunicato stampa è quello di ottenere la diffusione della notizia al pubblico tramite i vari tipi di media, che possono essere giornali, tv, radio o siti internet, per dare visibilità ed informare la giusta fascia di pubblico riguardo un evento, il lancio di un prodotto/servizio o anche riguardo una semplice dichiarazione hai interesse a rendere pubblica.
Spesso capita che il comunicato va ad infrangersi contro il muro di gomma dei giornalisti, che sembrano disinteressati al tuo comunicato stampa e senza interesse nella notizia che stai loro proponendo.
Allora ti chiedi:
Perché non pubblicano la mia notizia?
Sbaglio qualcosa? Come scrivere un comunicato stampa efficace, che riesca a farsi notare dai giornalisti ed a farsi pubblicare?
Lo scopo di questo blog è rispondere a questi dubbi, per aiutarti a dare la massima visibilità alle tue notizie.
Dopo averti parlato delle struttura e delle caratteristiche di un comunicato stampa ti riporto ora i segreti e le strategie apprese sul campo su come scrivere un comunicato stampa efficace in modo da aumentare le probabilità di pubblicazione e diffusione della tua notizia.
COME SCRIVERE UN COMUNICATO STAMPA VINCENTE
In base alla mia esperienza le migliori pratiche su come scrivere un comunicato stampa efficace sono sostanzialmente racchiuse in 4 fasi:
1. TITOLO
2. CONTENUTO
3. ESCLUSIVITÀ
4. DIFFUSIONE
Se seguirai con scrupolo queste 4 fasi su come scrivere un comunicato stampa efficace sarai in grado di scrivere un comunicato adatto a vincere l’indifferenza dei giornalisti, attirando la loro attenzione ed avvicinandoti all’obiettivo della pubblicazione.
COME SCRIVERE UN COMUNICATO STAMPA EFFICACE: LE 4 FASI
TITOLO
• TITOLO: È il primo importante elemento di un comunicato stampa, la cui importanza viene però troppo spesso sottovalutata dagli addetti di settore. Il titolo va inserito nell’oggetto della email e deve essere informativo, accattivante ma soprattutto deve suscitare la curiosità del giornalista affinchè lui possa aprire l’email e leggere il comunicato stampa. Se un giornalista non è colpito dal titolo non leggerà mai il tuo comunicato e non pubblicherà mai la notizia. Poni quindi sempre molta attenzione nello scrivere il titolo del tuo comunicato stampa: le redazioni ricevono tanti comunicati e ne cestinano altrettanti. Il tuo primo obiettivo di addetto stampa dovrà essere quello di far aprire l’email e far leggere il comunicato stampa al giornalista .
• DATI: Se sono presenti dei dati nel tuo comunicato stampa citali anche nel titolo: numeri e dati contribuiscono ad attirare l’attenzione del giornalista che ama ricevere statistiche ed informazioni aggiornate.
CONTENUTI
• SOMMARIO: Sotto il titolo inserisci subito un breve sommario della notizia in modo da dare più dettagli al giornalista cercando suscitargli un maggiore interesse e per fargli capire se la tua notizia può essere di suo interesse o no. Se lo pubblichi sul web, cosa che ti consiglio vivamente di fare, utilizza questo piccolo sommario anche per inserire le parole chiavi per cui vuoi essere trovato tramite i motori di ricerca in modo da veder aumentare le visite alla pagina del tuo comunicato stampa e aumentarne l’efficacia. Se stai comunicando qualcosa di nuovo fai capire subito al giornalista che non troverà altrove la tua notizia e che sta leggendo qualcosa di unico.
• NOTIZIA: Il comunicato stampa deve contenere una notizia. Ripeto: il comunicato stampa deve contenere una notizia. Scrivi un comunicato stampa solo se hai qualcosa di nuovo, interessante e di utile da dire. Non inviare biografie o email pubblicitarie perché serve solo a farsi classificare come spammer, o meglio un distributore di pubblicità spazzatura. Se hai qualcosa da comunicare dagli un taglio informativo, racconta una storia, sii utile al giornalista ed ai lettori e scrivi una notizia interessante. Già dall’inizio del comunicato vai subito al punto e rispondi alle classiche domande previste dalla regola delle 5W: Chi? Cosa? Dove? Quando? Come? Perché? Questa regola, famosa nel mondo del giornalismo, è detta delle 5W perché deriva dalle iniziali delle domande in inglese Who? What? Where? When? Why? a cui deve rispondere chiunque scrive una notizia, Questa è una regola fondamentale da rispettare per chi fa giornalismo e/o debba scrivere una notizia, in modo da essere sicuri di aver coperto esaurientemente tutti gli aspetti salienti della notizia e più si tarderà nel pezzo a rispondere a queste domande e tanto più il lettore si annoierà ed abbandonerà la lettura della tua notizia. In fondo al comunicato aggiungi dei link utili all’approfondimento, come schede informative, grafici, report che contengano ulteriori dettagli e materiali su quanto stai comunicando. Fornisci informazioni di qualità al giornalista ed i tuoi sforzi non saranno vani.
• NO PUBBLICITA’:Quando scrivi un comunicato stampa evita enfasi inutili. “Il migliore…il leader…bla, bla, bla” sono aggettivi inutili, fanfaroni, che non servono a “vendere” la notizia. Scrivere un comunicato con toni pubblicitari ed inutilmente altisonanti equivale ad un passo in più sulla strada verso il cestino delle email. Usa pochi aggettivi, sii giusto nei toni ed efficace nei contenuti. Sii equilibrato nel presentare il prodotto/servizio/azienda e sii quanto più informativo possibile, senza allungarti troppo. I giornalisti amano le notizie, non le marchette pubblicitarie.
• LUNGHEZZA: Quando si scrive un comunicato stampa non esagerare con la lunghezza. Il giornalista è in lotta continua contro il tempo, ha bisogno di informazioni essenziali ed interessanti per la notizia ed i testi molto lunghi possono scoraggiarlo dal proseguire la lettura soprattutto se il titolo ed il sommario non hanno lavorato bene nella fase di cattura dell’attenzione.
• LEGGIBILITÀ: Usa i paragrafi per migliorare la leggibilità del testo ed usa il grassetto per le parti importanti in modo da portare l’occhio sulle frasi più iinteressanti che vuoi sottolineare. Scrivi un comunicato che sia chiaro, scorrevole e piacevole e ne aumenterai le probabilità di pubblicazione.
• NO ALLEGATI: Scrivi il comunicato stampa direttamente nel corpo della email e non inviarlo come allegato. I vecchi addetti stampa usavano allegare il comunicato in formato pdf o doc, ma tu non lavori come facevano i nostri nonni nel secolo scorso giusto? Ti dico questo perché i giornalisti odiano ricevere allegati pesanti, difficili da aprire (spesso manca il programma giusto per aprire gli allegati) e perché possibili portatori di malware e virus. Nel 2015 ci sono ancora addetti stampa che inviano i loro comunicati in pdf belli infiocchettati come regali di Natale: non se ne capisce ancora il perché. Se scrivi il comunicato stampa direttamente nel corpo dell’email faciliti di molto il lavoro delle redazioni, che potranno fare un veloce copia/incolla delle parti a cui sono interessati per “lavorarlo” nei loro editor di testi.
• FOTO: Evita foto e video pesanti da scaricare. Creati un tuo ufficio stampa online, ad esempio usa lo spazio offerto da ComunicatiStampa.net, pubblica il testo e le foto su questa piattaforma o su Flickr, pubblica i video su Youtube e poi inserisci i link alle foto ed ai video direttamente nel comunicato stampa. In questo modo il comunicato stampa risulterà leggero e veloce da scaricare perché nell’email ci sarà solo una versione compressa della foto e solo un’immagine del video, che il giornalista potrà vedere in alta risoluzione con un click. Ricorda: una mail pesante e difficile da scaricare finisce direttamente nel cestino.
• FIRMA E CONTATTI: Inserisci sempre alla fine di ogni comunicato la tua firma, completa di nome, cognome e contatti email, telefono e link dei tuoi profili social professionali se presenti.
Se un giornalista vorrà chiarire, approfondire la notizia o intervistarti avrà tutto sottomano senza doversi andare a cercare il tuo contatto, per questo non dimenticare mai di apporre queste importanti informazioni alla fine di ogni comunicato stampa. I link ai tuoi profili social sono anche molto importanti per chi vuole rimanere in contatto con te anche oltre il comunicato stampa.
ESCLUSIVITA’
• ESCLUSIVITÀ: L’esclusività di una notizia è una delle migliori frecce al tuo arco se vuoi vedere la tua notizia sui giornali o in tv. Comunica qualcosa di nuovo, riporta delle novità, scrivi di particolari inediti ed utili al giornalista/blogger in modo che puoi aiutarli a scrivere un pezzo interessante. Se darai ai media notizie esclusive, approfondimenti utili ed opinioni interessanti ti porrai come una fonte utile di informazioni per il tuo settore e ti chiameranno quando avranno bisogno di informazioni.
• LETTORI: I giornalisti pubblicano solo ciò che ritengono utile per i lettori, sii perciò bravo a mettere in risalto ed far capire loro il perché la tua notizia potrebbe essere interessante ed utile per i loro lettori. Sii tu stesso un giornalista: il tuo comunicato stampa merita lo spazio di un giornale/tv/radio/sito internet? Sii obiettivo, rileggi il comunicato dopo qualche ora per “distanziarti” un po’ da quanto stai scrivendo e fai leggere magari il comunicato ad un collega per un parere. Chiediti: “fossi io il giornalista ci farei una notizia con questo comunicato?”. Quando scrivi ricorda che giornalisti cercano notizie utili per i loro lettori e se gliele darai aumenterai di molto le probabilità di far parlare di te su pò di media.
DIFFUSIONE
• TARGET: Dopo aver scritto il comunicato stampa distribuiscilo solo a giornalisti e redazioni in target e non inviare mai la tua notizia disperatamente a tutti le email che sei riuscito a raccogliere. Questa attività ha un nome ben preciso: SPAM. L’invio di una notizia ad un giornalista non in target è spam, sarai etichettato come uno spammer e vedrai cestinati tutti i tuoi futuri comunicati stampa. Se stai parlando di una notizia di economia non ha senso inviarla a giornalisti e redazioni che trattano di sport, e viceversa. Indirizza la tua notizia che tratta di alimenti biologici solo a media gastronomici o a media attinenti del settore agricoltura e ambiente, e non inviarla ad una redazione di moda! Un suggerimento che può sembrare ovvio, ma che non lo è per molti addetti stampa purtroppo.
• EMAIL: Non usare email gratuite per inviare i tuoi comunicati stampa. Oltre ad avere un numero limitato per gli invii spesso classificano il tuo messaggio in uscita verso più destinatari in Ccn come spam e le redazioni non riceveranno mail il tuo comunicato stampa. Usa server white list, cioè che hanno una buona reputazione. Spesso capita anche di mandare email tramite il proprio sito web che usa un servizio di hosting condiviso, e se hai la sfortuna di condividere lo spazio con dei siti web che sono stati classificati come spammer sei fregato anche tu. Te lo dico per esperienza: gestendo un sito di comunicati mi capita di trovare nella casella dello spam diversi comunicati stampa (inviati da chi non ha “compreso”, per usare un termine gentile, che i comunicati vanno pubblicati iscrivendosi al portale e non inviandoli in email). Come me fai conto che tutte le altre redazioni a cui è stato inviato il comunicato si saranno perse quel comunicato perché appunto classificato come spam. Se al contrario usi una piattaforma innovativa come quella di ComunicatiStampa.net sarai in grado di inviare comunicati completi di link, foto, audio e video in email leggere da inviare e scaricare.
ULTIMO MA NON MENO IMPORTANTE…
• Affidabilità e credibilità prima di tutto. A monte di tutto il processo di creazione della notizia c’è la relazione che come addetto stampa/pr riuscirai a costruire con gli influencer del tuo settore. Relazione che dipenderà da quanto affidabile e credibile ti sarai mostrato nel tempo non solo tramite i comunicati stampa. Segui sui social i giornalisti e blogger che ti interessano, pubblica link interessanti e interagisci con loro. La relazione con gli “influencer” del tuo settore è importante: fare amicizia e rapportarsi correttamente con loro aiuterà ad arricchire il lavoro di entrambi perché anche i giornalisti e blogger hanno bisogno di chi fornisce loro informazioni di prima mano.
• Recall. Evita di chiamare il giornalista o la redazione per sincerarti del destino del tuo comunicato. Questo tipo di chiamate provoca enormi fastidi al giornalista ed elemosinare la pubblicazione del tuo comunicato sortirà l’effetto contrario. Anche se hai instaurato una relazione personale con un giornalista se eviti il telefono è meglio, al massimo se proprio vuoi ricordaglielo inviandogli il link del tuo comunicato via messaggio sui social o via mail, strumenti molto meno invasivi di una chiamata.
E’ tutto per ora.
Penso di averti dato abbastanza spunti su come scrivere un comunicato stampa vincente.
Se studierai bene queste 4 fasi sarai sulla buona strada per suscitare attenzione intorno al tuo comunicato e…fare notizia!
Mi farebbe piacere sapere cosa ne pensi e quali strategie usi tu per scrivere un comunicato stampa vincente.
Scrivile nei commenti se ti va e…parliamone!
Alla prossima… 😉
Michele Rampino
Fondatore di
ComunicatiStampa.net
L’unica piattaforma che ti aiuta ad inviare comunicati stampa nel modo giusto a giornali, tv, radio e siti web
Partiamo con una breve definizione: Il comunicato stampa è un testo redatto per diffondere una notizia o rilasciare una dichiarazione ai media.
Di solito viene usato da un’azienda, un ente, un’associazione o un professionista per comunicare qualcosa che si ha esigenza di far conoscere ai media ed al pubblico, e viene solitamente inviato via email a giornalisti, redazioni ed agenzie. Il comunicato oggi viene pubblicato anche in appositi spazi web adibiti ad uffici stampa online e sui social media per amplificarne la portata informativa.
Diceva Indro Montanelli: “Non è fondamentale che un addetto stampa sia un giornalista, purché si comporti come tale”.
E proprio perché un comunicato stampa oggi viene scritto anche da chi non ha una formazione giornalistica specifica (se non si ha esperienza e si ha bisogno di inviare dei comunicati stampa consiglio di evitare il fai da te e di rivolgersi sempre a dei professionisti per evitare strafalcioni, danni di immagine e sprechi di tempo e fatica) riporto qui per i neofiti la struttura di un comunicato stampa e le sue principali caratteristiche.
COMUNICATO STAMPA: STRUTTURA E CARATTERISTICHE
1. TITOLO: Il titolo di un comunicato stampa non deve essere lungo, deve essere informativo e soprattutto accativante. Va inserito nell’oggetto della mail perché deve far capire al giornalista il contenuto del comunicato.
2. SOMMARIO: Il sommario del comunicato stampa deve essere di 2/3 righe al massimo, va inserito subito sotto il titolo e contiene il riassunto del comunicato con le informazioni più importanti per far capire al giornalista di cosa si parla ed aiutarlo a decidere in pochi secondi se la notizia è di suo interesse o meno.
3. IL COMUNICATO: Un comunicato stampa deve contenere tutti i dati salienti della notizia: chi, cosa, dove, come, quando e perché sono le domande a cui deve rispondere un giornalista quando scrive un articolo ma anche un addetto stampa quando scrive un comunicato. Va inserito nel corpo della mail e non inviato come allegato per facilitarne la lettura. Non deve essere mai troppo lungo, meglio non superare una pagina.
4. SCHEDA/BIOGRAFIA: Alla fine del comunicato stampa scrivete 5 righe sull’azienda/associazione/ente di cui parlate nel comunicato spiegando cosa fa o una breve nota biografica se si tratta di persone. Serve a rendere il quadro della situazione più chiaro ed a fornire qualche informazione utile in più per un eventuale articolo.
5. ALLEGATI: Non inserire mai un comunicato stampa come allegato e non allegare mai files pesanti. Se vuoi inviare delle foto (su cui sei sicuro di detenere i diritti) inserisci 1 o 2 foto al massimo in formato jpg e mai pesanti oltre 1Mb totale per non creare problemi nello scaricamento dell’email. Si possono pubblicare le foto in alta risoluzione su piattaforme esterne tipo Flickr o in un ufficio stampa online, come ComunicatiStampa.net, per poi inserire la foto in bassa risoluzione nel comunicato ed un link alla fine del comunicato alla versione in alta risoluzione.
In caso di video inserire il link al video che si sarà provveduto a pubblicare su Youtube o Vimeo o su un sito di proprietà.
6. NUMERO COMUNICATO: Se lo ritieni opportuno numera i tuoi comunicati in modo da aggiungere un riferimento preciso ad ogni comunicato ed inserisci tale numero alla fine di ogni comunicato. Ad esempio puoi usare il formato NUMERO-ANNO in modo da tenere ordinati i comunicati in base al numero progressivo ed all’anno. In base a tale formato scriverai “Comunicato N. 1-2014” al primo comunicato del 2014, poi scriverai “Comunicato N. 2-2014” sul 2° comunicato del 2014, e così via.
7. DATA E FIRMA: Inserire sempre luogo, data e firma completa di nome e cognome alla fine di ogni comunicato stampa. Se preferisci puoi usare luogo e data all’inizio, come attacco del comunicato, ad es. “Roma, 10 ottobre 20103. Bla bla bla…”. La firma è importante perché aggiunge un importante tocco di credibilità e di affidabilità alla notizia che stai proponendo. Quando si scrive a dei giornalisti abbiamo a che fare con persone che hanno bisogno di capire chi è la persona che fornisce quelle informazioni dall’altra parte della mail.
8. CONTATTI: Dopo la firma inserisci sempre i dati di contatto. Indirizzo fisico lavorativo, telefono, indirizzo web del tuo ufficio stampa online/sito internet, profili social professionali, ecc. sono tutti elementi utili al giornalista per eventuali interviste ed approfondimenti.
COMUNICATO STAMPA: CONSIGLI
Ricorda:
– Un comunicato stampa deve contenere una notizia e non contenere puro materiale pubblicitario, in caso contrario sarà prontamente cestinato.
– All’inizio di ogni comunicati inserisci sempre la dicitura “Comunicato stampa” per far capire che si tratta di una nota stampa e non si tratta di una normale email.
– Mittente. Una volta si usava inserire in alto il mittente ed i loghi del marchio, quando si usava spedire il comunicato in allegato in formato doc o pdf. Da quando si usa inserire il comunicato direttamente nel corpo dell’email tale pratica sta venendo meno ed i dati del mittente vengo inseriti direttamente nella firma del comunicato.
– Inserisci sempre una didascalia nelle foto incluse nel comunicato stampa, per descriverne in breve il contenuto
– Sii sempre semplice e chiaro. Usa un linguaggio scorrevole per rendere il comunicato stampa piacevole da leggere e facile da comprendere. Usa i paragrafi per dividere in sezioni il comunicato stampa, utilizza il grassetto (senza esagerare) per sottolineare i punti più importanti ed inserisci le dichiarazioni nei virgolettati per migliorare la leggibilità del comunicato stampa.
– Scrivi come un giornalista anche se non lo sei. Mettiti nei panni di un giornalista e scrivi il comunicato stampa come se fosse un articolo facilita il lavoro dei giornalisti e dei blogger che vorranno riprendere la tua notizia. Facilitare il lavoro dei giornalisti, che sono spesso oberati di lavoro e lottano contro il tempo, impostando bene il tuo comunicato stampa ti ripagherà degli sforzi fatti.
Queste le caratteristiche principali di un comunicato stampa.
Se vuoi altri consigli e strategie leggi l’articolo su come scrivere un comunicato stampa efficace.
