Virgilio, il nuovo software di Siav
La nuova soluzione informatica sviluppata da Siav si chiama Virgilio ed è un innovativo sistema integrato per la gestione di archivi digitali sostitutivi. L’obiettivo è quello di conservare l’intero archivio aziendale. Data l’eterogeneità dei documenti che compongono quest’ultimo, Virgilio permette di definire diverse classi documentali che si differenziano per i contenuti, i metadati di classificazione, il processo e le regole di conservazione. I sistemi per la gestione di archivi digitali sostitutivi non sono solo strumenti in grado di rendere legali i documenti digitali o elettronici: sono custodi degli archivi digitali, che garantiscono negli anni la loro integrità e, soprattutto, rendono fruibili le informazioni conservate. Una funzione indispensabile per esempio all’interno di strutture pubbliche quali gli ospedali.
Virgilio consente di associare a ogni classe documentale il proprio workflow relativo al processo di conservazione nel rispetto della normativa. All’avvio del processo, un modulo di Virgilio esegue tutte quelle attività che possono essere automatizzate, richiamando gli operatori designati, per esempio il responsabile della conservazione, a eseguire le attività manuali. Tutte le fasi del processo sono controllate e sottoposte ad audit. Messaggi di posta elettronica comunicano la corretta esecuzione o eventuali errori.
Il software Virgilio è dotato di un modulo che monitora con cadenza definita lo stato dell’archivio. Questo significa un controllo sull’integrità, la validità legale, la possibilità di scarto e l’obsolescenza di formati e supporti. Il monitoraggio registra quanto verificato e comunica tempestivamente via e-mail eventuali anomalie riscontrate e le azioni intraprese.
Virgilio è in grado di conservare i documenti presenti nei sistemi di gestione documentale, senza doverli esportare. Può certificare porzioni di archivi documentali gestiti da altri sistemi. Dopo averli certificati, rende immodificabili documenti e metadati.
Le informazioni relative a tutti i supporti di conservazione, inclusi gli estremi di certificazione, e i metadati di classificazione di tutti i documenti in essi contenuti sono conservati nell’archivio di Virgilio. Il documento vero e proprio si può trovare invece su supporti rimovibili (Cd, Dvd, ecc.), storage SAN, NAS, ecc., e sistemi di document management. Virgilio è dotato di un modulo di esibizione dei documenti che permette di navigare all’interno dell’archivio digitale fino a trovare un documento o una lista di documenti. Nell’ambito della conservazione sostitutiva esibire un documento significa produrre degli estremi di certificazione che ne dimostrino la validità.
Virgilio permette di visualizzare il documento, prelevandolo dalla posizione fisica in cui si trova, mostrare gli estremi di certificazione del supporto che lo contiene (data conservazione, estremi responsabile della conservazione, stato della marca temporale), generare una copia sotto forma di supporto fisico del documento conservato e stampare il documento e una ricevuta, con gli estremi di certificazione. La possibilità di effettuare l’esibizione anche tramite un sito web comporta il vantaggio di poter esibire un documento a prescindere da dove sia conservato.
Il software Virgilio è stato sviluppato da Siav non solo per gestire grandi archivi eterogenei di medie e grandi aziende o enti. Anche per gruppi di aziende che affidano a un centro servizi interno la gestione dell’archivio digitale. L’organizzazione dell’archivio è strutturabile secondo una logica che distingue i contenuti in funzione di un’azienda o di un ente.
Virgilio è uno strumento che permette di rendere semplice e sicura la conservazione sostitutiva dei documenti, e soprattutto è un sistema che gestisce l’archivio digitale e restituisce il patrimonio di informazioni e conoscenze conservato direttamente sulle scrivanie elettroniche degli utenti.
